4 XU HƯỚNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN MỚI NHẤT DÀNH CHO CÁC DOANH NGHIỆP

Tổ chức sự kiện luôn nằm trong những mối quan tâm hàng đầu của mỗi doanh nghiệp bởi mỗi sự kiện đều là bước đi chiến lược của doanh nghiệp trong kế hoạch marketing, tiếp cận và mở rộng thị trường. Với mong muốn một sự kiện được tổ chức hơn cả thành công, doanh nghiệp luôn không ngừng tìm kiếm những địa điểm, cách thức mới để ghi lại những khoảnh khắc đáng nhớ của người tham dự và đưa thương hiệu đến gần hơn với khách hàng tiềm năng.

Dưới đây là những xu hướng tổ chức sự kiện hiện đại nhất mà các doanh nghiệp đang hướng tới trong năm 2020

1. Tổ chức sự kiện kết hợp team-building

Các chương trình sự kiện tổ chức sẽ có thêm kịch bản và một khoảng thời gian từ 1 buổi đến 1 ngày để tổ chức riêng chương trình teambuilding. Những người tham gia có thể thỏa sức sáng tạo, vui chơi, bộc lộ những khả năng đặc biệt của mình cùng đồng nghiệp.

Những khoảnh khắc đáng nhớ, vui chơi của teambuilding đi cùng những thời điểm trịnh trọng, sâu lắng, nghiêm túc bên công việc. Việc cân bằng được tâm trạng cho khách hàng, giúp giảm căng thẳng, mệt mỏi với dịp công tác, hay sự đơn điệu của những bữa tiệc tri ân, tất niên. Qua đây cũng là cách giúp văn hóa của doanh nghiệp được ngấm tốt hơn vào nhân viên, nuôi dưỡng tinh thần, phong thái làm việc cho tất cả các thành viên.

2. Tổ chức sự kiện thân thiện với môi trường

Thân thiện với môi trường chính là việc xóa bỏ các không gian chật hẹp nơi phố phường đông đúc, bạn có thể tổ chức chương trình tại các không gian thiên nhiên như công viên, bãi biển, khu du lịch sinh thái,…

Tổ chức sự kiện thân thiên với môi trường không những tạo cảm giác hấp dẫn, thích thú với người tham gia mà còn giúp cho những ý tưởng, sáng tạo các hoạt động đi kèm thêm phong phú. Nếu kinh phí không hạn hẹn, đừng quên những chương trình tổ chức tại các địa điểm thiên nhiên thực sự để có được những khoảnh khắc đẹp, khó quên cùng đồng nghiệp của mình và thể thiện trách nhiệm của công dân toàn cầu.

3. Ứng dụng công nghệ hiện đại vào tổ chức sự kiện

Việc linh hoạt các ứng dụng thông minh trên điện thoại, laptop, hay ứng dụng màn hình LED cao cấp trong việc truyền tải các thông tin, hình ảnh đến gần hơn với người tham gia đã tạo nên điểm khác lạ, ngày càng thu hút sự quan tâm của nhiều doanh nghiệp Việt Nam.

Sự đầu tư vào các khoản dành cho công nghệ hiện đại thường khá cao, đắt đỏ nhưng giá trị thu về thực sự không thể tính toán. Bởi sự kiện tổ chức để thu hút được sự quan tâm của khách hàng, lan tỏa hiệu ứng của sản phẩm doanh nghiệp cũng như tiếp cận gần hơn khách hàng tiềm năm. Các chương trình tổ chức càng hấp dẫn, càng thu hút được sự quan tâm của giới truyền thông càng mang đến hiệu quả tích cực cho doanh nghiệp.

4. Truyền thông sự kiện cùng mạng xã hội

Nhờ vào sự bùng nổ của mạng xã hội tại Việt Nam, đặc biệt là Facebook, việc đẩy mạnh truyền thông sự kiện trên Facebook với thuật toán và dịch vụ quảng cáo mang thông tin sự kiện, tạo hiệu ứng tích cực cho quan tâm của công chúng. Sự quan tâm của khách hàng, trao đổi thông tin sự kiện hay các vấn đề liên quan càng tăng khả năng tương tác, hiệu quả cho sự kiện đến khách hàng.

Với phương châm làm việc: Chuyên nghiệp - Uy tín - Luôn bám theo lợi ích khách hàng cùng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và sáng tạo. Trần Gia tự tin trở thành đơn vị tổ chức và cung cấp dịch vụ sự kiện chuyên nghiệp và uy tín hàng đầu của các tổ chức và doanh nghiệp lớn nhỏ. Chúng tôi đang tiến những bước vững chắc khẳng định uy tín của mình trong từng dịch vụ cung cấp.

Công ty TNHH Sự Kiện Trần Gia

Địa chỉ: Cafe Trần Gia Trang, Ngõ 3, Phố Đỗ Nhuận, P. Xuân Đỉnh, Bắc Từ Liêm, Hà Nội

Điện thoại: (84-24)66 756 326

Fax: (84-24)62 754 136

Mail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

Hotline: 0984 410005

GIẢI PHÁP GIÚP TIẾT KIỆM CHI PHÍ TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

 

Chi phí trong tổ chức sự kiện là điều mà tất cả các đơn vị tổ chức đều rất quan tâm bởi ngoài việc tiêu tốn một lượng chất xám, nhân lực lớn, nó còn tốn rất nhiều chi phí của doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để có thể tiết kiệm được tối đa chi phí cho việc tổ chức sự kiện mà không làm mất đi chất lượng và hiệu quả của nó? Dưới đây là một số giải pháp giúp bạn làm được điều này:

Ấn định ngân sách và xác định rõ ràng kế hoạch

Rõ ràng một kế hoạch thay đổi liên tục, quản trị rủi ro kém sẽ làm cho chi phí phát sinh tăng chóng mặt. Doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu tổ chức sự kiện là gì, hạng mục nào cần thiết và cần lên kế hoạch phân chia kinh phí cho từng hoạt động khác nhau, càng chi tiết thì việc quản lý sau này càng dễ. 

Giám sát chặt chẽ quá trình tổ chức và đảm bảo tiến độ triển khai sự kiện

Một quy trình chuyên nghiệp cùng những giải pháp triển khai tổ chức thông minh sẽ góp phần làm giảm chi phí đi rất nhiều. Ở đây, vai trò của đơn vị quản lý tổ chức sự kiện cực kỳ quan trọng, họ phải là những người hiểu rõ nhất quy trình thực hiện sự kiện, chịu trách nhiệm kiểm soát trang thiết bị cần thiết, tính toán số lượng thực hiện và phương án dự trù để tránh thất thoát và lãng phí không đáng có. Ngoài ra, việc triển khai tổ chức đúng tiến độ từ khâu chuẩn bị sẽ giúp giảm thiểu các chi phí phát sinh, chất lượng đảm bảo.

Tìm kiếm đơn vị tài trợ

Một giải pháp khá phổ biến hiện nay dành cho các sự kiện mà ban tổ chức không có nhiều nguồn lực đó là tìm kiếm đơn vị tài trợ. Từ việc giúp nhà tài trợ quảng bá hình ảnh, thương hiệu của mình, bạn sẽ không còn lo lắng về một số khoản phải chi như đồ ăn, nước uống, kinh phí khác mà vẫn đảm bảo được chất lượng sự kiện tổ chức.

Xây dựng đội ngũ cộng tác viên

Đội ngũ cộng tác viên hiện nay phần lớn là các bạn sinh viên trẻ tuổi - năng động - nhiệt huyết. Sử dụng các lao động thời vụ đặc biệt là đội ngũ sinh viên là một giải pháp lý tưởng để doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nhân công trực tiếp bằng cách tạo ra môi trường thực tập chuyên nghiệp, tạo cơ hội để các bạn sinh viên được trải nghiệm và học hỏi kỹ năng khi tham gia hỗ trợ hoạt động của các doanh nghiệp uy tín.

Lựa chọn một chuyên gia tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Một chuyên gia tổ chức sự kiện là như thế nào? Một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp ngoài yếu tố kinh nghiệm thì còn là ở cái tâm đặt vị trí vào doanh nghiệp để hiểu hơn về doanh nghiệp cũng như thông điệp mà doanh nghiệp muốn lan tỏa tới đối tượng mục tiêu. Đơn vị tổ chức sự kiện phải biết điều gì thích hợp, điều gì chưa cần thiết đối với sự kiện của khách hàng và đặc biệt cần đặt vai trò, trách nhiệm với chính doanh nghiệp đối tác, biết cách tiết kiệm nhất các chi phí đầu vào để tạo ra lợi nhuận tối đa.

Trên đây là 5 giải pháp thông minh giúp tiết kiệm tối đa chi phí khi tổ chức sự kiện. Rất mong bài viết này hữu ích với bạn đọc!

Liên hệ Trần Gia để được tư vấn và hỗ trợ miễn phí.

____________________________

Công ty TNHH Sự Kiện Trần Gia

Địa chỉ: Ngõ 3, Phố Đỗ Nhuận, P. Xuân Đỉnh, Bắc Từ Liêm, Hà Nội

Điện thoại: (84-24)66 756 326

Fax: (84-24)62 754 136

Mail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

Hotline: 0984 410005

THÀNH CÔNG KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN ĐƯỢC ĐÁNH GIÁ BỞI NHỮNG YẾU TỐ NÀO?

Các tổ chức, cá nhân khi tổ chức sự kiện đều mong muốn tạo được tiếng vang lớn và gây ấn tượng đặc biệt với khách mời tham dự. Và đương nhiên, thành công của một sự kiện thì không thể thiếu được các yếu tố từ chủ đề, kịch bản nội dung tổ chức cho đến các thiết bị, nhân sự phục vụ sự kiện…. đều là các yếu tố quan trọng.

CHỦ ĐỀ SỰ KIỆN ẤN TƯỢNG

Chủ đề của sự kiện chính là “xương sống” của sự kiện đó, là tiền đề hình thành lên ý tưởng tổ chức sự kiện và hiện thực hóa ý tưởng đó. Từ chủ đề mà các ý tưởng, thiết kế, hay nội dung chương trình được xây dựng cũng sẽ căn cứ theo chủ đề. Chính bởi vậy, việc tạo nên một chủ đề sự kiện ấn tượng, lôi cuốn là điểm nhấn tuyệt vời trong việc thu hút, kích thích tò mò và sự tham gia của đối tượng công chúng mục tiêu. 

KỊCH BẢN HẤP DẪN

Chất lượng nội dung vẫn luôn là yếu tố hàng đầu đánh giá tính chuyên nghiệp của một sự kiện. Một kịch bản nội dung được trình bày hấp dẫn sẽ để lại ấn tượng sâu sắc cho khách mời tham dự, đồng thời gây được hiệu ứng tốt với báo chí! Nội dung kịch bản cần rõ ràng, logic, dễ nhớ, dễ khắc sâu vào tâm trí khán giả. 

THIẾT KẾ ÂM THANH, ÁNH SÁNG ĐẶC SẮC

Hệ thống âm thanh ánh sáng sân khấu là yếu tố đầu tiên đánh vào thị giác, thính giác của khách mời khi đến tham gia sự kiện. Thiết kế sân khấu độc đáo, ánh sáng lung linh, âm thanh đẳng cấp sẽ cuốn hút và làm cho người xem ghi nhớ nhiều hơn, rõ hơn thông điệp mà sự kiện muốn truyền tải. 

Trên đây là một vài yếu tố cơ bản để đánh giá tính chuyên nghiệp của một sự kiện được tổ chức. Bên cạnh đó, thành công của một sự kiện còn cần phải căn cứ vào các yếu tố khác có thể kể đến như: an ninh, vệ sinh sự kiện, công tác chuẩn bị tiếp đón… . 

Bạn có thể tham khảo thêm các dịch vụ tổ chức sự kiện tại Trần Gia để giúp bạn phục vụ tốt hơn những nhu cầu của mình về một sự kiện thành công sẽ được tổ chức trong tương lai!

Liên hệ Trần Gia để được tư vấn và hỗ trợ miễn phí.

____________________________

Công ty TNHH Sự Kiện Trần Gia

Địa chỉ: Ngõ 3, Phố Đỗ Nhuận, P. Xuân Đỉnh, Bắc Từ Liêm, Hà Nội

Điện thoại: (84-24)66 756 326

Fax: (84-24)62 754 136

Mail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

Hotline: 0984 410005