5 RỦI RO THƯỜNG GẶP TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Rủi ro trong tổ chức sự kiện là một điều không ai mong muốn xảy ra, nhưng đây chính là điều vô cùng quan trọng mà một event manager phải nghĩ tới ngay khi lập kế hoạch tổ chức. Bạn càng hy vọng sự kiện của mình được diễn ra hoàn hảo bao nhiêu thì thực tế mọi thứ sẽ làm bạn thất vọng vì luôn có những phát sinh ngoài ý muốn. Chính vì vậy, bạn cần phải biết những sự cố đó là gì, lên kế hoạch cho chúng và chuẩn bị phương án cần thiết cho ngày diễn ra sự kiện.

1. Sự cố về thiết bị trong sự kiện:

Cho dù bạn đang tổ chức một chương trình ca nhạc lớn có sân khấu hoành tráng với hệ thống âm thanh, ánh sáng thuộc dạng thuộc dạng “hàng khủng” hay sự kiện thể thao với một vài nhà lều cùng hệ thống âm thanh đơn giản cho bình luận viên thì bạn vẫn phải kiếm soát những rủi ro có thể xảy ra với thiết bị đó. Những vấn đề này cần được chú ý từ hệ thống công suất nguồn điện, vị trí lắp đặt các thiết bị, khung giá treo… Thậm chí khi mọi thứ đã ở yên một chỗ, bạn cần phải cân nhắc những khả năng như liệu đường dây điện có dễ gây vấp ngã không? Hay việc lắp đặt thiết bị này có bị ảnh hưởng bởi thay đổi thời tiết? Không chỉ một mình bạn cần đảm bảo an toàn cho sự kiện, vì vậy hãy trang bị cho mình những kiến thức hiểu biết về các đơn vị cung cấp cũng như lưu ý với họ các quy định an toàn trong sự kiện.

2. Quản lý đám đông:

Một phần không thể thiếu trong sự kiện là có rất đông người tham dự, điều đó mang đến một bầu không khí sôi động, vui vẻ cho sự kiện. Tuy nhiên, một đám đông lớn có thể dẫn đến một vài rủi ro trong sự kiện. Bên cạnh việc kiểm soát số lượng người đến và ra về như thế nào thì bạn hãy thử cân nhắc về việc bạn sẽ kiểm soát đám đông này tại địa điểm tổ chức ra sao. Việc lên kế hoạch phòng ngừa những rủi ro như vậy sẽ giúp sự kiện của bạn duy trì bầu không khí náo nhiệt, sôi nổi mà không quá hoảng loạn về những phát sinh bất chợt xảy ra trong sự kiện. Một vài điều cần cân nhắc như:- Các lối vào tại sự kiện của bạn như thế nào và những rủi ro liên quan đến đường xá xung quanh đó ra sao?- Bạn đã có những biển chỉ dẫn rõ ràng để hướng dẫn và quản lý dòng người đang xếp hàng vào sự kiện chưa?- Trong các trường hợp khẩn cấp, phương án cho lối vào/thoát hiểm là gì và chúng sẽ hoạt động như thế nào trong những trường hợp khẩn cấp?- Giả sử trong sự kiện có đám đông đang chen lấn xô đẩy, thậm chí xuất hiện hành vi quấy rối thì bạn sẽ bố trí người như thế nào để ngăn chặn trường hợp này xảy ra?

3. Trẻ em tham gia trong sự kiện:

Đây là một vấn đề cực kỳ quan trọng mà bạn cần phải lưu tâm. Nếu trong sự kiện của bạn có trẻ em tham dự thì bạn cần phải tính toán các rủi ro có thể xảy ra và những phương án phòng tránh cần thiết. Những điều này bao gồm việc quản lý trẻ bị lạc và làm thế nào để thông báo đưa các em về với người lớn đi kèm; rủi ro tại điểm vui chơi hay bất cứ các khu vực dành cho trẻ em. Bạn cần phải bố trí nhân viên liên tục kiểm tra mọi thứ xung quanh khu vực để có thể đảm bảo sự an toàn cho trẻ.

4. Quản lý phương tiện vận tải và di chuyển:

Trong tổ chức sự kiện, phương vận chuyển thiết bị, F&B của các nhà cung cấp… hay các phương tiện di chuyển của khách tham dự là một trong những điều bạn cũng cần phải ý. Sức chứa của bãi đỗ như thế nào? Lối ra vào có thuận tiện không? Cần sắp xếp bao nhiêu người điều phối xe ra vào đúng khu vực? Hãy dành thời gian lên kế hoạch cho vấn đề này, đánh giá các khả năng có thể xảy ra xung quanh và đưa ra các kế hoạch giải quyết phù hợp để tạo nên sự nhịp nhàng trong tổ chức cũng như thoải mái của người tham dự.

5. An toàn cho nhân sự và tình nguyện viên:

Để sự kiện diễn ra tốt đẹp, bạn cần đảm bảo an toàn cho người tham dự và tạo cho họ những khoảnh khắc khó quên. Tuy nhiên, nhân sự làm việc trong sự kiện cũng là một yếu tố quan trọng để làm nên một chương trình hiệu quả. Đảm bảo sự an toàn của những thành viên trong nhóm của bạn là cực kỳ quan trọng và bạn cần phải biết những rủi ro có thể xảy ra với họ. Điều này có thể xảy ra trong quá trình bê vác thiết bị, điều hướng các phương tiện trong sự kiện hay khi đối phó với những đám đông quá khích. Vì vậy, hãy cùng họp bàn với toàn bộ nhóm và nghĩ về các viễn cảnh có thể xảy ra. Theo cách này, bạn sẽ chuẩn bị những phương hướng giải quyết phù hợp cho các thành viên trong nhóm. Đến khi gặp những tình huống khó khăn xảy ra thì điều đó không còn là vấn đề của bạn, bởi các thành viên trong nhóm đã biết chính xác cần phải làm những gì.

Với mong muốn phục vụ tốt nhất cho khách hàng của mình, tất cả các bảng giá dịch vụ tiệc cưới, mọi chi phí cho khâu tổ chức đều được Trần Gia Event báo giá rõ ràng và minh bạch với khách hàng.

Bên cạnh đó, để đáp ứng nhu cầu của nhiều khách hàng, Trần Gia Event cũng đã đưa ra nhiều mức giá dịch vụ để mọi người lựa chọn và hoàn toàn có thể yên tâm về chi phí bỏ ra sẽ luôn là phù hợp nhất với chất lượng dịch vụ được tận hưởng.

Liên hệ Trần Gia để được tư vấn và hỗ trợ miễn phí.

____________________________

Công ty TNHH Sự Kiện Trần Gia

Địa chỉ: Cafe Trần Gia Trang, Ngõ 3, Phố Đỗ Nhuận, P. Xuân Đỉnh, Bắc Từ Liêm, Hà Nội

Điện thoại: (84-24)66 756 326

Fax: (84-24)62 754 136

Mail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

Hotline: 0984 410005

Những lưu ý khi lắp đặt hệ thống âm thanh, ánh sáng tại sự kiện âm nhạc

Để tổ chức được một sự kiện âm nhạc thành công, phần không thể thiếu tại mỗi sự kiện đó là thiết bị âm thanh và ánh sáng. Vậy có những lưu ý nào bạn cần quan tâm khi setup sự kiện âm nhạc. Hãy cùng Trần Gia Event tìm hiểu nhé!

1. Thứ nhất: Hệ thống âm thanh

Chuẩn bị và lắp đặt hệ thống âm thanh cho sự kiện âm nhạc rất quan trọng. 

Việc chuẩn bị và lắp đặt hệ thống âm thanh cũng cần được thực hiện một cách có trình tự. Nói chung, bạn cần chuẩn bị những thứ sau:

• Hãy tìm đến những đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê âm thanh ánh sáng sự kiện chuyên nghiệp và uy tín.
• Lựa chọn hệ thống âm thanh phù hợp với quy mô sự kiện âm nhạc, số lượng người tham gia và tình hình thực tế, phạm vi sự kiện, địa điểm (trong nhà hay ngoài trời, ngày hay đêm)
• Tùy vào số người tham gia sẽ lựa chọn số lượng thiết bị âm thanh từ số lượng khách hàng, công suất phù hợp với nhu cầu thực tế, địa hình trong quá trình lắp đặt và sử dụng.
• Hãy cùng kỹ thuật viên lên phương án, khảo sát thực tế mặt bằng lắp đặt hệ thống âm thanh đảm bảo dàn âm thanh phù hợp với kế hoạch hoạt động sự kiện.

Vấn đề thiết lập vị trí đặt thiết bị âm thanh tại sự kiện

Vị trí và khoảng cách phải được tính theo công thức chung sau: Vị trí đặt dàn âm thanh cần được hiểu là khoảng cách cố định thiết bị âm thanh đến đầu người nghe. Vị trí cần tránh tiếp xúc trực tiếp với khán giả. Khoảng cách giữa các loa cũng cần được bố trí hợp lý để tránh bị rè, nhiễu hoặc phân bố âm thanh không đồng đều, vị trí lắp đặt quá lớn hoặc quá nhỏ. 

Đội ngũ chuyên nghiệp: Để đảm bảo không xảy ra hiện tượng trên, bạn cần có đội ngũ nhân viên kỹ thuật có kiến ​​thức chuyên môn, kỹ thuật và trách nhiệm trong công việc, xử lý hệ thống âm thanh sự kiện. Nếu bạn chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc kinh doanh các dàn âm thanh như vậy thì nên tìm đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê âm thanh ánh sáng sự kiện chuyên nghiệp, uy tín. Bạn nên chạy thử trước, và chạy thử hệ thống âm thanh, ánh sáng trước khi xảy ra sự cố, để giải quyết nhanh các hiện tượng trên và các sự cố có thể xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện.

2. Thứ hai: Hệ thống chiếu sáng

Thiết bị chiếu sáng đóng vai trò rất quan trọng đối với hiệu ứng thị giác của người xem và người tham gia chương trình, ảnh hưởng đến sự thành công của bất kỳ sự kiện nào. Hệ thống âm thanh sự kiện ảnh hưởng đến thính giác, hệ thống ánh sáng ảnh hưởng đến thị giác được quyết định bởi rất nhiều thiết bị ánh sáng, cần đảm bảo cho sự kiện và chương trình. 

Trong tổ chức sự kiện âm nhạc ánh sáng là thiết bị không thể thiếu để sử dụng sân khấu và chụp hình. Nếu âm thanh phục vụ thính giác và kích thích cảm xúc của khán giả, thì ánh sáng có thể hỗ trợ thị giác và hình ảnh. Đối với các sự kiện âm nhạc diễn ra vào ban đêm hay sự kiện diễn ra trong không gian kín thì hệ thống ánh sáng chuyên nghiệp là rất quan trọng.

Lời kết

Với sự phát triển của xã hội ngày nay, do ứng dụng của khoa học công nghệ hiện đại, việc thiết kế, bố trí và vận hành hệ thống chiếu sáng ngày càng trở nên đa dạng và sáng tạo. Ánh sáng không chỉ tập trung ở khu vực sân khấu chính, sảnh chính mà còn có sự kết nối hài hòa giữa không gian bên trong và bên ngoài, không gian chính và không gian phụ.

Để sự kiện âm nhạc diễn ra thành công quý khách hàng hãy đến với công ty Trần Gia của chúng tôi. “ Với phương châm vì lợi ích tinh thần cũng như kinh tế của quý khách, sẽ mang một buổi lễ, tiệc với âm thanh, ánh sáng sống động và chân thực nhất.

Liên hệ Trần Gia để được tư vấn và hỗ trợ miễn phí.

____________________________

Công ty TNHH Sự Kiện Trần Gia

Địa chỉ: Ngõ 3, Phố Đỗ Nhuận, P. Xuân Đỉnh, Bắc Từ Liêm, Hà Nội

Điện thoại: (84-24)66 756 326

Fax: (84-24)62 754 136

Mail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

Hotline: 0984 410005