Kinh nghiệm xin tài trợ cho sự kiện của bạn

Chuyên mục: Kinh nghiệm tổ chức sự kiện

Mọi kế hoạch đã được bàn bạc, thảo luận và lên chương trình từ A ->Z. Tất cả đã rất hoàn hảo, chỉ chờ đợi các tổ chức “thổi hồn” biến ý tưởng thành hiện thực bằng những khoản tài trợ lớn.

Thời điểm này, Hồ sơ tài trợ cũng đã được hoàn tất và đặt lên bàn sếp. Bạn chỉ còn mỗi việc “lao” đi và kiếm tìm nguồn tài trợ, biến dự án trên giấy thành một đề án đầy tính khả thi và sau tất cả là biến chúng thành hiện thực.

 Và thế là cả công ty bạn lao vào kiếm nguồn tài trợ.

 Gửi mail, chuyển hồ sơ, xin contact, gặp mặt trực tiếp…rất nhiều động thái đã được Thực hiện. Bạn là một trong những nhân viên mới toanh. Bạn chưa bao giờ đi xin tài trợ. Hoặc bạn đã thử “nhập cuộc” nhưng luôn bị các nhà tài trợ “từ chối khéo”. Bạn cảm thấy công việc này dường như quá sức. Nó làm bạn chỉ muốn bỏ cuộc.
Sự thực thì, việc mời tài trợ chưa bao giờ là một việc dễ dàng nhưng không phải vì thế mà bạn chỉ có thể chọn cách “bó tay”. Nắm vững những nguyên tắc dưới đây có thể bạn sẽ thấy tình hình lạc quan hơn.

 I. Một số nguyên tắc chung trong mời tài trợ

1. Tôi là ai ?
Tôi là hình ảnh của tổ chức mà tôi đại diện
Hình ảnh của Tổ chức là quên đi cái tôi của mình.

2. Đối tác của tôi là ai?
Đừng có lội qua một con suối nếu không biết nó nông – sâu
Biết càng nhiều thông tin người mình gặp sẽ giúp bạn dễ dàng nói chuyện và tiếp cận hơn
Hãy chuẩn bị cho mình một phong cách phù hợp với người mình cần gặp

3. Mục tiêu của tôi là gì ?
Trong những chuyện tầm phào , bạn có thể “Bắn trị thiên”, bạn có thể “chém gió” nhưng trong công cuộc làm ăn , nều không xác định rõ mục tiêu , bạn sẽ “tự bắn” mình.

4. Tôi sẽ cùng đối tác giải quyết công việc gì ?
Nếu bạn muốn nắm thế chủ động trong đàm phán thì bạn phải nắm rõ nội dung công việc hơn ai hết .
Hãy chuẩn bị các giải pháp ; phân loại tính nghiêm trọng , cần thiết của công việc thì bạn sẽ ra được quyết định nhanh hơn , chính xác hơn

II. Một số nguyên tắc chính:

1. Nguyên tắc Win – Win
Mọi người thường có xu hướng nghĩ về cái lợi của mình hơn là nghĩ mình có thể làm gì cho người khác
Người ta cần gì và mình có thể đáp ứng được những gì ?
Hãy nhớ rằng: Muốn nhận thì hãy cho đi.

2. Tiếp cận
Giới thiệu rõ ràng và vắn tắt về bản thân
Thể hiện sự am hiểu về đối tác
Trình bày rõ ràng mong muốn/ý định của mình

A. Giao tiếp qua thư
A.1. Hình thức
Là phương tiện trang trọng nhất
Hình thức rõ ràng , nổi bật trong những nội dung chính
Không viết tắt , sai chính tả

A.2. Nội dung
Thư ngỏ (cover letter) tóm tắt nội dung chính
Đính kèm các văn bản cần thiết
Nội dung rõ ràng , triển khai ý nhanh
Để lại số điện thoại / địa chỉ liên hệ
Nên gửi đích danh người nhận

 A.3. Chú ý
In nghiêng, tô đậm…những nội dung chính, số điện thoại, địa chỉ liên lạc .
Giới thiệu quá trình hoạt động , thế mạnh ưu điểm của Tổ chức của mình
Gợi mở vấn đề một cách khôn khéo

B. Giao tiếp qua Email
Địa chỉ Email nghiêm túc
Phải có tên người gửi
Không dùng Emoticons
Tóm tắt nội dung chính , phân đoạn rõ ràng trang trọng
Đính kèm thư ngỏ và những nội dung chi tiết (hạn chế nội dung Email quá dài, lỗi font chữ)

C. Giao tiếp qua điện thoại
Chuẩn bị nội dung cực kỳ ngắn gọn
Gọi điện vào thời gian phù hợp (Tránh sáng thứ 2 ; nên gọi vào khoảng 9h-10h buổi sáng và 3h-4h buổi chiều)
Hỏi xem bây giờ họ có thể nói chuyện với mình được không , nếu không hãy hỏi xem có thể gọi lại vào lúc nào
Giới thiệu vắn tắt , rõ ràng về bản thân
Trình bày ngắn gọn mong muốn/ý định
Xin địa chỉ Email
Xin một cuộc hẹn (rất quan trọng)
Nếu có thể nên đề nghị được gặp mặt trực tiếp

3. Gặp gỡ
3.1. Ngoại hình
Đừng quên : Tôi là Hình ảnh của tổ chức mà tôi đại diện

Ấn tượng về một cá nhân nào đó được hình thành trong bảy giây đầu gặp gỡ
Ăn mặc :Gọn gàng , sạch sẽ
Phù hợp với tổ chức mình đại diện
Phù hợp với mục đích
Thể hiện sự chăm chút vừa phải đối với bản thân

3.2. Phong thái
Tự tin nhưng khiêm nhường
Thể hiện sự tôn trọng đối tác “Echo effect” (hiệu ứng tiếng vang – nói gì thì nghe lại vậy – cho gì thì nhận nấy)
Biết cách thể hiện bản thân đúng lúc

3.3. Thuyết phục
Bằng kiến thức / sự am hiểu một lĩnh vực nào đó
Bằng sự nhạy bén / năng động
Bằng sự câu thị / ham học hỏi
Bằng sự nhiệt tình / sức trẻ / niềm đam mê
Phải biết điểm mạnh của mình là gì và sử dụng nó như thế nào

3.4. Lắng nghe
Con người chỉ có một cái miệng và có tới hai cái tai
Quan sát -> Sự thật ngầm hiểu
Đặt câu hỏi
Bày tỏ thiện chí
Hướng đến một kết quả , một mục đích rõ ràng

3.5. Duy trì và phát triển quan hệ
Nhớ rằng : mối quan hệ là một tài sản quý giá nhất
Phải có thiện chí xây dựng mối quan hệ và quan tâm thực sự đến đối tác
Phân biệt : Tận dụng mối quan hệ # Lợi dụng mối quan hệ.

III. Kinh nghiệm xin tài trợ
Xin liên hệ tại phòng ban nào của công ty ?
Xin tài trợ cho chương trình , hội thảo thì liên hệ với phòng Marketing

Xin tài trợ cho một hoạt động từ thiện , xã hội liên hệ với phòng đối ngoại

Cách xin tài trợ

• Khơi gợi tình tốt đẹp của Tổ chức.
• Đánh vào trách nhiệm xã hội của các công ty lớn mạnh.
• Đối với những Công ty mới thành lập hoặc có nhu cầu phát triển cao thì tập trung vào phần maketing.
• Không bao giờ được từ chối yêu cầu nhà tài trợ . Nếu nhà tài trợ không thoả mãn với chính sách của mình thì nên đàm phán và đưa ra giải pháp khác sao cho hai bên cùng có lợi . Nếu Nhà tài trợ vẫn
• không đồng ý thì hãy chủ động xin được về bàn lại và hẹn một cuộc gặp khác .

IV. Soạn thông cáo báo chí
Một điều khi soạn thông cáo báo chí đó là cách sử dụng từ . Các nhà báo có xu hướng thích sử dụng những từ “hot” nhất (thông tin nóng hổi, quan trọng, hoặc có liên qua tới lợi ích của đông đảo công chúng) để làm bài viết của mình thật lôi cuốn , hấp dẫn người đọc . Do vậy, để có tác động lan truyền trong xã hội, khi soạn các thông cáo báo chí cần phải sử dụng những từ ngữ sang trọng, phóng kích, có sức hấp dẫn tối đa và xuyên suốt .
Hồ sơ xin tài trợ bao gồm các loại giấy tờ sau:

1. Thư ngỏ gửi Nhà tài trợ

2. Kế hoạch chương trình.

3. Quyền lợi Nhà tài trợ.

4. Kế hoạch tuyên truyền.

5. Bản dự trù kinh phí.

6. CD có chứa Power Point tóm lược nội dung vận động tài trợ (có thì càng tốt).

7. Bản giới thiệu về đơn vị tổ chức

8. Các ấn phẩm tuyên truyền : Poster – banner –tờ rơi…

Còn việc tiếp cận doanh nghiệp như thế nào, có thành công hay không lại tùy thuộc vào khả năng của các bạn. Xin nhấn mạnh một số điểm sau:
Trước hết, đó là những kỹ năng mà bạn có: kỹ năng giao tiếp, ký năng đàm phán, thương lượng và đặc biệt là đặt và dẫn dắt vấn đề theo hướng bạn muốn mà đôi bên đều cảm thấy thoải mái (Win-Win). Tiếp đến, bạn cũng nên quan tâm đến dáng vẻ bên ngoài của bạn. Khi đi làm việc với doanh nghiệp bạn nên có tác phong và “mốt” khác với khi đi gặp bạn bè bạn rồi nhưng nói vậy cũng không phải là bạn ăn mặc một cách quá “cứng nhắc” ( nếu bạn đang là sinh viên, hãy biết kết hợp để tạo ấn tượng tốt ngay từ cái nhìn đầu tiên.)
Một sai lầm mà các “chuyên gia” đối ngoại nghiệp dư đi xin tài trợ thường hay mắc phải đó là không nắm rõ thông tin về tổ chức của họ cũng như các thông tin chi tiết kế hoạch chương trình. Do vậy, để tránh những sai sót đáng tiếc đó thì khi đi xin Tài trợ  bạn cần phải nắm rỗ các thông tin sau:

1. Tổ chức mà bạn đang hoạt động: Bạn phải giới thiệu rõ ràng và rành mạch mục đích hoạt động, cơ cấu tổ chức, quá trình hoạt động…

2. Kê hoạch chương trình: Bạn phải học thuộc và nắm rõ được những chi tiết nhỏ nhất trong bản kế hoạch vì nếu không khi Nhà tài trợ hỏi mà bạn ấp úng thì họ sẽ đánh giá thấp tính chuyên nghiệp của bạn cũng như tổ chức của bạn.

3. Bản dự trù kinh phí: Đây vấn đề mà Nhà tài trợ quan tâm nhất và cũng hay hỏi nhất, bạn phải hiểu được khoản tiến đó chi cho việc đó dùng để làm gì và phù hợp hay chưa, có thể hạ được không? nếu bạn trả lời là à..à..ờ… ờ… bạn sẽ mất điểm ngay.

1.Hồ sơ tài trợ nên đóng thành một tập theo thứ tự mô tả từ khái quát – chi tiết – cuối cùng mới tới phần show hàng (tức là show thành quả của đơn vị mình qua hình ảnh,…). Không nên gửi theo từng nhóm văn bản riêng.

2.Thời gian đối tác gặp gỡ thường dành cho việc cơ quan, họp hành là Sáng thứ Hai và Chiều thứ Sáu. Nên chú ý hơn đến lịch của họ. Còn dân phụ trách kinh doanh thì càng bận bịu hơn, nên gợi ý việc họ cho phép mình hẹn DT hoặc trực tiếp vào lúc nào. Đi xin tài trợ thì chịu khó chạy bất kể thời gian nào .

Bạn đã có thể thành công rồi - Xin chúc bạn may mắn nữa nhé. !

Cám ơn các bạn đã ghé thăm TRẦN GIA

Các bài viết khác: 

• Bỏ túi bí quyết lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện thành công
• Cung cấp từ vấn và bán thiết bị dịch Cabin
• Nghề Sự kiện sướng hay khổ?