6 bước để làm nên một sự kiện thành công mà bạn cần biết

Chuyên mục: Tư vấn tổ chức sự kiện

Được đăng: 25/06/2019

Có rất nhiều loại sự kiện khác nhau như sự kiện ra mắt sản phẩm, lễ khai trương, hội thảo, hội nghị khách hàng… thế nhưng để đảm bảo sự thành công của các sự kiện thì tất cả đều phải trải qua 6 bước cần thiết. Hãy cùng Trần Gia khám phá 6 bước để làm nên một sự kiện thành công nhé !

1. Nhận thông tin từ khách hàng

Đây là bước đầu tiên của mỗi sự kiện. Người tổ chức sự kiện sẽ nắm được những thông tin ban đầu về sự kiện. Trả lời các câu hỏi như sự kiện nhằm mục đích gì, hướng tới đối tượng nào, quy mô của sự kiện như thế nào, kinh phí ra sao… Nhờ các thông tin trên, người tổ chức sẽ có cơ sở để lên ý tưởng sao cho phù hợp với yêu cầu của khách hàng.

Ở bước này, cần đảm bảo tất cả các thông tin đều đầy đủ và chính xác nhất, để sự kiện đảm bảo đúng mục đích.

2. Lên ý tưởng về chủ đề của sự kiện

Sau khi tiếp nhận thông tin từ khách hàng, đây sẽ là bước để người tổ chức có thể sáng tạo về chủ đề của sự kiện trên cơ sở yêu cầu của khách hàng. Ý tưởng của chủ đề phải vừa đảm bảo mục đích của sự kiện, vừa sáng tạo, có dấu ấn riêng. Một người tổ chức sự kiện giỏi đó là có thể tạo được nét riêng độc đáo cho sự kiện mà vẫn đảm bảo yêu cầu về kinh phí tổ chức. Chủ đề sẽ là yếu tố xuyên suốt sự kiện nên hãy cân nhắc lựa chọn cho thật chính xác nhé.

3. Lập kế hoạch tổ chức

Kế hoạch tổ chức luôn là phần quan trọng nhất, đây chính là phần cụ thể hóa mọi ý tưởng về sự kiện một cách cụ thể nhất, chi tiết nhất. Các phần nhỏ nhất về chuẩn bị cho sự kiện cũng được tính toán một cách kĩ lưỡng, thậm chí còn đảm bảo nhiều phương án dự phòng. Nhờ vào bước lập kế hoạch này, bạn và mọi người sẽ có một cái nhìn tổng quan về sự kiện, đảm bảo theo dõi sự kiện diễn ra đúng kế hoạch.

4. Thuyết trình kế hoạch

Khi đã lên được ý tưởng, bước tiếp theo quan trọng không kém đó chính là thuyết trình kế hoạch. Bởi lẽ, bạn cần có sự đồng ý và ủng hộ từ khách hàng và cấp trên. Đây chính là lúc mọi người cùng lắng nghe kế hoạch và đóng góp ý kiến. Để cùng đưa ra những phương án tốt nhất cho sự kiện.

5. Tổ chức triển khai

“Trồng cây đã đến ngày hái quả” và đây chính là lúc bạn và team cùng chung tay thực hiện sự kiện theo đúng kế hoạch đã triển khai. Hãy đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng kế hoạch nhé.

6.Tổng kết, đánh giá và báo cáo

Một phần quan trọng không kém đó là theo dõi phản hồi của khách hàng tham gia sự kiện và làm báo cáo. Bởi lẽ, họ chính là những người công tâm nhất để đưa ra lời nhận xét về sự kiện của bạn. Chắc chắn những ý kiến góp ý này sẽ giúp bạn có nhiều bài học để tổ chức sự kiện lần sau.

Hi vọng, với 6 bước nêu trên sẽ giúp bạn và team có những sự kiện thật thành công nhé !