Tại sao phải khảo sát địa điểm trước khi tổ chức sự kiện?

Chuyên mục: Tư vấn tổ chức sự kiện

Được đăng: 31/07/2020

Sự kiện diễn ra thành công cần phải có sự sắp xếp và lên kế hoạch cho từng giai đoạn khác nhau, mỗi công việc sẽ giao cho các cá nhân và đơn vị khác nhau đảm nhiệm. Trong đó, khảo sát sự kiện là nhiệm vụ của đơn vị thi công, tổ chức sự kiện trước khi chương trình diễn ra. Đây là quy trình bắt buộc trước khi tổ chức một sự kiện. Vậy tại sao phải khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện trước khi tiến hành thi công các hạng mục và tổ chức sự kiện?

Nắm được các thông số kĩ thuật

Việc khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện sẽ giúp cho đơn vị tổ chức có cái nhìn bao quát, nắm được tổng quan nơi sự diễn sắp diễn ra và các thông số kĩ thuật. Nhân viên khảo sát khi tiến hành công việc của mình cần phải khảo sát kĩ những thông số sau: địa điểm tổ chức sự kiện, diện tích – không gian diễn ra sự kiện, diện tích sân khấu, backstage, khu vực thi công và thiết kế các hạng mục sự kiện.

Không gian sân khấu sau khi khảo sát

Khi nắm được các thông số cần thiết, nhân viên khảo sát sẽ gửi lại cho đội kĩ thuật để thiết kế chi tiết các hạng mục như: lựa chọn loại sân khấu, vị trí đặt các thiết bị âm thanh ánh sáng sao cho hợp lý... Vì vậy, các số liệu thu thập được trong quá trình khảo sát phải đảm bảo độ chính xác tuyệt đối để đảm bảo thi công, thiết kế sao cho hợp lý và nhanh chóng.

Nắm được số lượng khách mời và quy mô sự kiện

Cũng giống như việc nắm được thông số kĩ thuật, việc nhân viên khảo sát biết được số lượng khách mời tham gia sự kiện để có thể lựa chọn địa điểm tổ chức sao cho hợp lý. Mỗi sự kiện có quy mô lớn nhỏ khác nhau vì thế đơn vị khảo sát phải có sự tính toán kĩ càng sao cho phù hợp. Nếu sự kiện có quy mô nhỏ, mang tính chất hội họp, workshop thì các địa điểm tổ chức sự kiện trong nhà là một lựa chọn hợp lý. Nếu sự kiện lớn, khách mời tham dự lớn, tính chất giải trí, nhân viên khảo sát cần chú ý lựa chọn những địa điểm ngoài trời thoáng đãng, có không gian rộng rãi. Điều này đánh giá sự chuyên nghiệp của đơn vị thi công cũng như tổ chức chương trình.

Lên kế hoạch chương trình hoàn thiện

Lên maket sân khấu hoàn chỉnh

Khi có trong tay tất cả các thông số kĩ thuật, việc tiếp theo sau liên quan trực tiếp đến quá trình khảo sát là lên kế hoạch hoàn thiện chương trình. Từ những số liệu đó, nhân viên tổ chức từ đó sẽ phân chia các công việc cho từng nhóm thực hiện. Bộ phận thiết kế sân khấu sẽ lên maket, thiết kế bản vẽ sân khấu dưới dạng 2D, 3D, decor các sản phẩm chữ thiết kế, trang trí sân khấu như: backdrop, background sao cho phù hợp. Đội kĩ thuật sẽ chuẩn bị những hạng mục như: sân khấu, thiết bị âm thanh, ánh sáng, đảm bảo các thiết bị hoạt động tốt trước khi vào sự kiện.

Trên đây là lưu ý khảo sát địa điểm để sự kiện có thể diễn ra thành công mà Trần Gia chia sẻ tới các bạn. Hy vọng rằng, quý khách có thể tổ chức được những sự kiện thành công và hợp tác cùng với công ty sự kiện Trần Gia trong thời gian tới.

Trân trọng cảm ơn!

Xem thêm bài viết khác: 

• Những điều lưu ý khi khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện
• Quy tắc cơ bản khi thiết kế và thi công sân khấu
• Thiết bị tổ chức trại hè
• Decor sân khấu