GIẢI PHÁP GIÚP TIẾT KIỆM CHI PHÍ TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Được đăng: 19/11/2020

Chi phí trong tổ chức sự kiện là điều mà tất cả các đơn vị tổ chức đều rất quan tâm bởi ngoài việc tiêu tốn một lượng chất xám, nhân lực lớn, nó còn tốn rất nhiều chi phí của doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để có thể tiết kiệm được tối đa chi phí cho việc tổ chức sự kiện mà không làm mất đi chất lượng và hiệu quả của nó? Dưới đây là một số giải pháp giúp bạn làm được điều này:

Ấn định ngân sách và xác định rõ ràng kế hoạch

Rõ ràng một kế hoạch thay đổi liên tục, quản trị rủi ro kém sẽ làm cho chi phí phát sinh tăng chóng mặt. Doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu tổ chức sự kiện là gì, hạng mục nào cần thiết và cần lên kế hoạch phân chia kinh phí cho từng hoạt động khác nhau, càng chi tiết thì việc quản lý sau này càng dễ.

Giám sát chặt chẽ quá trình tổ chức và đảm bảo tiến độ triển khai sự kiện

Một quy trình chuyên nghiệp cùng những giải pháp triển khai tổ chức thông minh sẽ góp phần làm giảm chi phí đi rất nhiều. Ở đây, vai trò của đơn vị quản lý tổ chức sự kiện cực kỳ quan trọng, họ phải là những người hiểu rõ nhất quy trình thực hiện sự kiện, chịu trách nhiệm kiểm soát trang thiết bị cần thiết, tính toán số lượng thực hiện và phương án dự trù để tránh thất thoát và lãng phí không đáng có. Ngoài ra, việc triển khai tổ chức đúng tiến độ từ khâu chuẩn bị sẽ giúp giảm thiểu các chi phí phát sinh, chất lượng đảm bảo.

Tìm kiếm đơn vị tài trợ

Một giải pháp khá phổ biến hiện nay dành cho các sự kiện mà ban tổ chức không có nhiều nguồn lực đó là tìm kiếm đơn vị tài trợ. Từ việc giúp nhà tài trợ quảng bá hình ảnh, thương hiệu của mình, bạn sẽ không còn lo lắng về một số khoản phải chi như đồ ăn, nước uống, kinh phí khác mà vẫn đảm bảo được chất lượng sự kiện tổ chức.

Xây dựng đội ngũ cộng tác viên

Đội ngũ cộng tác viên hiện nay phần lớn là các bạn sinh viên trẻ tuổi - năng động - nhiệt huyết. Sử dụng các lao động thời vụ đặc biệt là đội ngũ sinh viên là một giải pháp lý tưởng để doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nhân công trực tiếp bằng cách tạo ra môi trường thực tập chuyên nghiệp, tạo cơ hội để các bạn sinh viên được trải nghiệm và học hỏi kỹ năng khi tham gia hỗ trợ hoạt động của các doanh nghiệp uy tín.

Lựa chọn một chuyên gia tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Một chuyên gia tổ chức sự kiện là như thế nào? Một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp ngoài yếu tố kinh nghiệm thì còn là ở cái tâm đặt vị trí vào doanh nghiệp để hiểu hơn về doanh nghiệp cũng như thông điệp mà doanh nghiệp muốn lan tỏa tới đối tượng mục tiêu. Đơn vị tổ chức sự kiện phải biết điều gì thích hợp, điều gì chưa cần thiết đối với sự kiện của khách hàng và đặc biệt cần đặt vai trò, trách nhiệm với chính doanh nghiệp đối tác, biết cách tiết kiệm nhất các chi phí đầu vào để tạo ra lợi nhuận tối đa.

Trên đây là 5 giải pháp thông minh giúp tiết kiệm tối đa chi phí khi tổ chức sự kiện. Rất mong bài viết này hữu ích với bạn đọc!

Liên hệ Trần Gia để được tư vấn và hỗ trợ miễn phí.

____________________________

Công ty TNHH Sự Kiện Trần Gia

Địa chỉ: Ngõ 3, Phố Đỗ Nhuận, P. Xuân Đỉnh, Bắc Từ Liêm, Hà Nội

Điện thoại: (84-24)66 756 326

Fax: (84-24)62 754 136

Mail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

Hotline: 0984 410005