Những SAI SÓT thường gặp khi tổ chức HỘI NGHỊ - HỘI THẢO - TỌA ĐÀM

Chuyên mục: Tư vấn tổ chức sự kiện

Được đăng: 23/05/2025

Tổ chức một chương trình hội nghị, hội thảo hay tọa đàm tưởng chừng là công việc đơn giản: chỉ cần có khách mời, nội dung và địa điểm. Thế nhưng, trên thực tế, quá trình tổ chức lại đòi hỏi sự chuyên nghiệp, kinh nghiệm và khả năng ứng biến linh hoạt. Dưới đây là những sai sót phổ biến mà nhiều cá nhân hoặc đơn vị chưa có nhiều kinh nghiệm thường mắc phải.

Thiếu ý tưởng sáng tạo và thiếu chiều sâu trong xây dựng chương trình

Một trong những sai lầm đầu tiên chính là việc xem nhẹ khâu lên ý tưởng. Nhiều người cho rằng chỉ cần vài ngày là đủ để hình thành một chương trình chỉn chu, cuốn hút. Tuy nhiên, để có một nội dung hội nghị – hội thảo hấp dẫn, có chiều sâu và mang lại hiệu quả truyền thông cũng như giá trị chuyên môn, đòi hỏi phải có sự đầu tư về thời gian, kiến thức và sự hiểu biết về tâm lý người tham dự. Những đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thường có kinh nghiệm phong phú trong việc lên kịch bản, tạo điểm nhấn và đảm bảo tính mạch lạc cho toàn bộ chương trình – điều mà người tổ chức không chuyên thường khó đảm bảo.

Chọn địa điểm tổ chức không phù hợp

Không gian tổ chức là yếu tố cực kỳ quan trọng nhưng lại thường bị đánh giá thấp. Việc lựa chọn địa điểm không phù hợp – chẳng hạn không đủ sức chứa, âm thanh ánh sáng kém, bố trí chỗ ngồi bất tiện hay cách trang trí thiếu chuyên nghiệp – có thể khiến trải nghiệm của người tham dự giảm sút nghiêm trọng. Ngoài ra, nếu bạn tự mình lo liệu việc tìm địa điểm, thuê thiết bị, bố trí nhân sự,… sẽ rất dễ rơi vào trạng thái quá tải, dẫn đến những sai sót không đáng có.

Không xử lý tốt các sự cố bất ngờ

Trong bất kỳ sự kiện nào cũng có thể xảy ra các tình huống không lường trước được: âm thanh bị nhiễu, trình chiếu bị lỗi, nhân sự đến muộn, thời tiết thay đổi bất lợi… Nếu không có phương án dự phòng, hoặc thiếu kinh nghiệm xử lý, những sự cố nhỏ này hoàn toàn có thể làm gián đoạn hoặc ảnh hưởng đến toàn bộ sự kiện. Một đội ngũ tổ chức chuyên nghiệp thường luôn có kế hoạch B cho mọi tình huống, đảm bảo chương trình được diễn ra suôn sẻ.

Chi phí phát sinh

Một trong những "cơn đau đầu" khác khi tự tổ chức sự kiện là việc chi phí thực tế thường vượt xa ngân sách ban đầu. Điều này đến từ việc thiếu kinh nghiệm trong việc lập kế hoạch tài chính chi tiết, không lường trước các khoản chi ẩn, hoặc bị động trong khâu đặt dịch vụ. Trong khi đó, các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thường có bảng báo giá rõ ràng, hệ thống đối tác ổn định và khả năng tối ưu chi phí tốt hơn, giúp khách hàng kiểm soát được ngân sách hiệu quả.

Việc tổ chức một hội nghị – hội thảo – tọa đàm thành công không chỉ dựa vào nội dung, mà còn phụ thuộc rất nhiều vào khâu tổ chức hậu cần, kỹ thuật và khả năng xử lý tình huống. Nếu thiếu kinh nghiệm, tự mình "ôm đồm" mọi thứ không chỉ khiến sự kiện thiếu chuyên nghiệp mà còn khiến bạn kiệt sức. Vì vậy, lựa chọn đồng hành cùng các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là giải pháp khôn ngoan để tiết kiệm thời gian, công sức và đảm bảo chất lượng cho chương trình.

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành sự kiện, TRẦN GIA tự hào là đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê thiết bị và tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp tại Việt Nam. Chúng tôi sở hữu hệ thống thiết bị hiện đại như: cabin dịch, tai nghe, bộ thu phát, âm thanh ánh sáng, sân khấu, màn LED… đáp ứng đa dạng nhu cầu từ hội nghị – hội thảo, lễ khai trương, đến sự kiện ngoài trời quy mô lớn. Bên cạnh đó, đội ngũ kỹ thuật viên và điều phối viên của TRẦN GIA luôn sẵn sàng hỗ trợ lắp đặt, vận hành và xử lý nhanh chóng mọi tình huống phát sinh, đảm bảo chương trình diễn ra trọn vẹn, chỉn chu.

Dưới đây là một số hình ảnh về Hội nghị - Hội thảo - Tọa đàm được phục vụ bởi TRẦN GIA: