6 bước để làm nên một sự kiện thành công mà bạn cần biết

Có rất nhiều loại sự kiện khác nhau như sự kiện ra mắt sản phẩm, lễ khai trương, hội thảo, hội nghị khách hàng… thế nhưng để đảm bảo sự thành công của các sự kiện thì tất cả đều phải trải qua 6 bước cần thiết. Hãy cùng Trần Gia khám phá 6 bước để làm nên một sự kiện thành công nhé !

Các bước cơ bản để tổ chức một sự kiện
Các bước cơ bản để tổ chức một sự kiện
  1. Nhận thông tin từ khách hàng

Đây là bước đầu tiên của mỗi sự kiện. Người tổ chức sự kiện sẽ nắm được những thông tin ban đầu về sự kiện. Trả lời các câu hỏi như sự kiện nhằm mục đích gì, hướng tới đối tượng nào, quy mô của sự kiện như thế nào, kinh phí ra sao… Nhờ các thông tin trên, người tổ chức sẽ có cơ sở để lên ý tưởng sao cho phù hợp với yêu cầu của khách hàng.

Ở bước này, cần đảm bảo tất cả các thông tin đều đầy đủ và chính xác nhất, để sự kiện đảm bảo đúng mục đích.

Trả lời các câu hỏi cần thiết để làm nên một sự kiện thành công
Trả lời các câu hỏi cần thiết để làm nên một sự kiện thành công
  1. Lên ý tưởng về chủ đề của sự kiện

Sau khi tiếp nhận thông tin từ khách hàng, đây sẽ là bước để người tổ chức có thể sáng tạo về chủ đề của sự kiện trên cơ sở yêu cầu của khách hàng. Ý tưởng của chủ đề phải vừa đảm bảo mục đích của sự kiện, vừa sáng tạo, có dấu ấn riêng. Một người tổ chức sự kiện giỏi đó là có thể tạo được nét riêng độc đáo cho sự kiện mà vẫn đảm bảo yêu cầu về kinh phí tổ chức. Chủ đề sẽ là yếu tố xuyên suốt sự kiện nên hãy cân nhắc lựa chọn cho thật chính xác nhé.

  1. Lập kế hoạch tổ chức

Kế hoạch tổ chức luôn là phần quan trọng nhất, đây chính là phần cụ thể hóa mọi ý tưởng về sự kiện một cách cụ thể nhất, chi tiết nhất. Các phần nhỏ nhất về chuẩn bị cho sự kiện cũng được tính toán một cách kĩ lưỡng, thậm chí còn đảm bảo nhiều phương án dự phòng. Nhờ vào bước lập kế hoạch này, bạn và mọi người sẽ có một cái nhìn tổng quan về sự kiện, đảm bảo theo dõi sự kiện diễn ra đúng kế hoạch.

  1. Thuyết trình kế hoạch

Khi đã lên được ý tưởng, bước tiếp theo quan trọng không kém đó chính là thuyết trình kế hoạch. Bởi lẽ, bạn cần có sự đồng ý và ủng hộ từ khách hàng và cấp trên. Đây chính là lúc mọi người cùng lắng nghe kế hoạch và đóng góp ý kiến. Để cùng đưa ra những phương án tốt nhất cho sự kiện.

  1. Tổ chức triển khai

“Trồng cây đã đến ngày hái quả” và đây chính là lúc bạn và team cùng chung tay thực hiện sự kiện theo đúng kế hoạch đã triển khai. Hãy đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng kế hoạch nhé.

  1. Tổng kết, đánh giá và báo cáo

Một phần quan trọng không kém đó là theo dõi phản hồi của khách hàng tham gia sự kiện và làm báo cáo. Bởi lẽ, họ chính là những người công tâm nhất để đưa ra lời nhận xét về sự kiện của bạn. Chắc chắn những ý kiến góp ý này sẽ giúp bạn có nhiều bài học để tổ chức sự kiện lần sau.

Hi vọng, với 6 bước nêu trên sẽ giúp bạn và team có những sự kiện thật thành công nhé !

Công ty TNHH Sự Kiện Trần Gia

Địa chỉ: số 1, ngõ 628 Hoàng Hoa Thám, Tây Hồ , Hà Nội

Điện thoại: (84-24)66 756 326

Fax: (84-24)62 754 136

Mail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

Hotline: 0984 410005

Bỏ túi bí quyết lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện thành công

Không gian tổ chức sự kiện tưởng như là một yếu tố nhỏ nhưng lại “có võ”, cực kì quan trọng đối với mỗi sự kiện. Và tất nhiên, nó cũng góp một phần không nhỏ quyết định thành công của sự kiện. Để lựa chọn được địa điểm tổ chức sự kiện ưng ý, hãy mau bỏ túi các bí quyết sau.

Một địa điểm tổ chức sự kiện hoàn hảo bao gồm rất nhiều yếu tố. Hãy cùng chúng tôi điểm qua một số đặc điểm nhé!

  1. Chi phí tổ chức
    Không gian tổ chức quyết định phần quan trọng tới thành công của sự kiện
    Không gian tổ chức quyết định phần quan trọng tới thành công của sự kiện

Chi phí tổ chức sẽ quyết định không gian sự kiện đầu tiên. Bởi lẽ, dựa vào kinh phí dự kiện hướng tới quy mô cũng như ý nghĩa của sự kiện, người lập kế hoạch sẽ có sự cân nhắc, tính toán sao cho địa điểm phù hợp nhất. Vừa đảm bảo sự kiện được tổ chức ở một địa điểm hợp lý, vừa nằm trong khả năng chi trả cũng như mục đích mà sự kiện hướng tới.

  1. Địa điểm

Đây là một yếu tố quan trọng. Khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện, bạn cần cân nhắc giữa các gợi ý khác nhau, xem địa điểm nào là phù hợp nhất. Địa chỉ cần phải ỏ nơi hợp lý nhất để mọi người cùng di chuyển. Nếu là sự kiện trong kì nghỉ dưỡng thì cần chọn địa điểm gần khách sạn. Nếu sự kiện của bạn có khách tham gia chủ yếu trong nội thành, bạn không thể lựa chọn một địa điểm ở ngoại thành. Sự thoải mái của người tham dự chính là mục tiêu lớn nhất mà bạn cần hướng tới.

  1. Không gian của địa điểm

Không gian của địa điểm sẽ liên quan trực tiếp đến phần trang trí cho sự kiện. Bạn lên kế hoạch cho phần trang trí sân khấu lung linh, nhưng không gian bạn lựa chọn lại không đáp ứng đươc yêu cầu đó. Sự kiện sẽ trở nên thu hút hơn rất nhiều nếu có một ý tưởng thiết kế độc đáo. Vì vậy, hãy lựa chọn địa điểm hợp lý để biến sự kiện của bạn trở nên hoàn hảo nhất.

  1. Dịch vụ và tiện nghi

Nhà bếp hay các tiện nghi trong không gian tổ chức sự kiện cũng là một yếu tố quan trọng khi lựa chọn địa điểm. Bởi lẽ, nếu sự kiện bạn tổ chức đề cao sự sang trọng, quý phái thì mọi tiện nghi trong khu vực tổ chức cũng cần đảm bảo đầy đủ. Những địa điểm có nhà bếp phục vụ tại chỗ thường rất thuận tiện.Tuy nhiên, một số nơi lại hợp tác với một vài nhà cung cấp bên ngoài hoặc hợp tác độc quyền với một nhà cung cấp thực phẩm nhất định. Và điều đó thật tuyệt nếu một địa điểm tuyệt vời hợp tác với một nhà cung cấp thực phẩm tuyệt vời.  Nếu không thì đây lại là một vấn đề lớn, ảnh hưởng khá nhiều đến đánh giá của người tham dự. Chính vì vây, tốt hơn bạn nên chọn một địa điểm cho phép bạn mang nhà cung cấp thực phẩm từ bên ngoài.

  1. Bãi đậu xe

Cần chú ý tới bãi đậu xe bởi lẽ sẽ cho thấy sự chu đáo của người tổ chức sự kiện. Còn gì tuyệt hơn khi khách tham dự sẽ không cần chen chúc, lo lắng tìm chỗ gửi xe. Bạn nên chú ý sức chứa của bãi đậu xe sao cho phù hợp với khách mời, quy mô của sự kiện.

  1. Thiết kế an toàn

Các sự cố luôn có thể xảy ra, vì vậy hãy chọn địa điểm có thiết kế an toàn để phòng những trường hợp đáng tiếc xảy ra nhé !

Công ty TNHH Sự Kiện Trần Gia

Địa chỉ: số 1, ngõ 628 Hoàng Hoa Thám, Tây Hồ , Hà Nội

Điện thoại: (84-24)66 756 326

Fax: (84-24)62 754 136

Mail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

Hotline: 0984 410005